در دنیای امروز که تکنولوژی به سرعت روبه پیشرفت است، بسیاری از کسب و کارها و سازمان‌ها نیز با بهره‌گیری از این پیشرفت در حال رقابت هستند. در این راستا، نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب به عنوان یک برنامه بسیار کارآمد و کاربردی برای انجام امور سازمانی و بین‌سازمانی، در بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها عرصه شده است.
اگر از ما بپرسید که نرم افزار تحت وب اتوماسیون اداری چیست و چه ویژگی هایی دارد؟ باید بگوییم، یکی از کاربردی‌ترین برنامه‌ها در سازمان‌ها و کسب و کارها ست که برای مدیریت مکاتبات، گردش کارها، مستندات، نامه‌نگاری، گزارش گیری و… استفاده می‌شود و تاثیرمستقیمی بر بهبود عملکرد، صرفه جویی در زمان و هزینه، تسریع در ارتباطات و غیره نیز دارد. برای درک بهتر اینکه اتوماسیون اداری چیست میتوانید اینجا کلیک کنید.
حال با این تفاسیر این نرم‌افزار به سبب مزایا و کاربرد های فراوانی که در واحدهای متعدد یک سازمان با خود به همراه دارد، مورد استقبال بسیاری از مدیران و صاحبان کسب و کار نیز قرار گرفته است. حال در ادامه به معرفی و بررسی برخی از ویژگی های اتوماسیون اداری که تاثیر مستقیم بر پیشرفت و رقابت پذیری سازمان دارند، خواهیم پرداخت که عبارت اند از:
- امکان دسترسی به اتوماسیون تحت وب در هر مکان و در هر زمان
- برخورداری از رابط کاربری ساده و کاربرپسند
- به روز رسانی مداوم و افزایش قابلیت های پیشرفته تر به این نرم افزار
- ارتقاء کیفیت نظارت بر عملکرد و بهینه سازی مدیریت کارکنان
- بهبود نظم سازمان و افزایش سرعت جستجوی نامه ها و اسناد
- ثبت و دسته بندی الکترونیک مستندات، پیاده سازی محرمانگی و تعیین سطح دسترسی
- پیاده سازی سفارشی و تحلیل فرایند های سازمانی
- تفویض کارتابل و افزایش مسئولیت پذیری واحد ها
- مکاتبات محرمانه
- بهبود خدمات رسانی به مشتریان
- سازگاری با انواع دستگاه های هوشمند
- جست و جوی هوشمند
- امکان تعریف امضا شخصی و تمپلیت تعریف چند امضا
- امکان افزودن تصویر مهر دبیرخانه سازمان در فایل متن نامه ها
- سازگاری با تلفن همراه
و…
مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری
پیش‌تر آموختیم که نرم افزار اتوماسیون اداری به‌عنوان یک برنامه یکپارچه و متنوع، مزایا و ویژگی های بی‌شماری را با خود به همراه دارد که به طور کلی فرآیندهای سنتی درون و برون سازمانی را متحول می‌سازد. در ادامه، به بررسی برخی از مزایای این نرم افزار تحت وب اتوماسیون اداری نیز پرداخته‌ایم که عبارت‌اند از:
- ایجاد حس رضایت در کارمندان و ارباب جوع
- پیگیری امور در هر زمان و مکان
- کاهش هزینه های خرید کاغذ، چاپ، و کپی
- افزایش دقت در امور
- افزای بهره وری و دقت در امور
- صرفه جویی در وقت
- ایجاد مزیت رقابتی در سازمان
- حذف دفاتر اندیکاتور از میز دبیرخانه
- پشتیبانی از دبیرخانه عادی و محرمانه
- امکان تعریف نامه به تفکیک واحد های مختلف سازمان
و….
معایب نرم افزار اتوماسیون اداری
همان‌طور که اشاره شد، اتوماسیون اداری همانند دیگر نرم افزار ها علاوه بر تمام ویژگی‌ها و مزایای خود، معایبی نیز دارد که برخی از این معایب عبارت‌اند از:
- نیاز به آموزش و زمان بر بودن فراگیری آن
- حذف روابط اجتماعی بین پرسنل سازمان
- امکان بروز آسیب های جسمانی
- نسبت دادن اشتباه پیش آمده به نقص سامانه
- بالا بودن هزینه های اولیه
- و…
کاربرد اتوماسیون اداری در تحول سیستم اداری
اصلی ترین تاثیر اتوماسیون اداری در تحول امور سیستم اداری سازمان ها، مکانیزه نمودن فرایند ها است. در واقع مکانیزه یا هوشمند نمودن فرایند ها و جایگزینی آن با فرایند های دستی، مصرف کاغذ را در مکاتبات اداری نیز تقریبا به صفر می رساند و داده ها و بایگانی های کاغذی حذف و در نهایت با چند کلیک ساده می توان به تاریخچه سازمان در سال های گذشته دسترسی پیدا کرد. همچنین در همین راستا امور اداری یک سازمان راحت تر نیز مدیریت می شود.
لازم به ذکر است که با انجام مکاتبات اداری به صورت سیستمی نه تنها بخشی از اجزای فرایند ها را هوشمند می سازد، بلکه حجم بالایی از خطاهای انسانی را نیز کاهش می دهد. اگر به خوبی واقف باشید که نامه اداری چیست، متوجه خواهید شد که با اتوماسیون اداری و مکانیزه نمودن امور، ارجاع یک نامه از یک موضوع خاص و مهم، یکبار در سیستم تعریف می شود و این موضوع هربار به صورت خودکار نیز انجام می گردد.
در نهایت از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری و مکانیزه نمودن امور در یک سازمان، امکان گزارش گیری پیشرفته، سرعت بخشی و بهینه سازی فرایند ها و همچنین تحول در ساختار مدیریت یک کسب و کار را نیز ممکن می سازد.
انتهای رپرتاژ آگهی
source